はじめに
プロジェクトには無数の会議が存在しますが、「時間をかけて集まった割に、何も決まらずに終わる」会議を経験したことがある方は多いと思います。発注側のプロジェクトマネージャーにとって、会議を「報告を聞くだけの場」ではなく「決める場」にするファシリテーションスキルは、技術知識以上に重要な実務スキルです。
なぜ会議が「決まらない場」になってしまうのか
会議が決まらない場になってしまう背景には、いくつかの典型的な原因があります。
- 会議の目的（何を決めるための会議なのか）が、参加者全員に共有されていない
- 議題に対して、誰が意思決定権を持っているのかが曖昧なまま議論が進む
- 意見が対立した際、対立点を整理せずに時間切れで終わってしまう
- 「持ち帰って検討します」が多用され、決定が先送りされ続ける
これらは、参加者個人の能力の問題というより、会議の設計・進行（ファシリテーション）の問題であることがほとんどです。
会議を「決める場」にするための準備
① アジェンダに「決めたいこと」を明記する
「〇〇について報告・共有」ではなく、「〇〇についてA案・B案のどちらにするか決定する」というように、会議の目的を決定事項として明記します。参加者は、何のために集まるのかを事前に理解した状態で臨めます。
② 意思決定権者を事前に確認しておく
議題について、誰が最終的な決定権を持っているのかを、会議前に確認しておきます。決定権者が会議に出席していない、あるいは出席していても権限委譲が曖昧な場合は、その場で決定できないリスクが高まります。
③ 論点を事前に整理しておく
対立しそうな論点がある場合は、会議の場で初めて整理するのではなく、事前にPM側で論点を整理し、選択肢とそれぞれのメリット・デメリットを準備しておきます。これにより、議論の時間を「論点の整理」ではなく「判断」に使えるようになります。
会議中のファシリテーションで意識すること
発言の少ない参加者にも振る
声の大きい参加者の意見だけで進んでしまうと、後になって「実は懸念があった」という声が出てくることがあります。意図的に発言の少ない参加者にも意見を求めることで、見落としを減らせます。経営層・現場・ベンダーの板挟みを解消する3つのステークホルダーマネジメント術で触れたように、立場によって発言のしやすさは異なるため、PMが意識的にバランスを取る必要があります。
対立点を可視化する
意見が対立した際は、感情的な応酬にならないよう、論点をホワイトボードや画面共有で可視化し、「何について意見が割れているのか」を客観的に整理します。対立そのものを可視化することで、議論が建設的な方向に進みやすくなります。
「持ち帰り」には期限と担当者を明確につける
その場で決められない事項が出てきた場合も、「持ち帰って検討します」で終わらせず、「いつまでに、誰が、何を検討して、次回いつ報告するか」をその場で決めてから会議を終えます。
まとめ
発注側PMにとって、会議を「決める場」にするファシリテーションスキルは、技術知識以上に重要な実務スキルです。決めたいことを明記したアジェンダの設計、意思決定権者の事前確認、論点の事前整理といった準備と、会議中の発言バランス・対立点の可視化・持ち帰り事項の明確化が、会議を機能させるための具体的なポイントです。
執筆者プロフィール：SIer（元請け）とITコンサルファーム（発注側支援）、両方の立場でプロジェクトに従事（通算9年）。要件定義からベンダーマネジメントまで一貫して対応し、基幹システム刷新・DX推進プロジェクトに多数従事。
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